Hướng dẫn sử dụng Active Backup for Microsoft 365 trên NAS Synology

Việc sử dụng các thiết bị lưu trữ NAS không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp và người dùng. Tuy nhiên, với những người dùng mới sử dụng việc đồng bộ các tài khoản hay đưa các dữ liệu lên NAS sẽ gặp chút ít khó khăn khi không biết nên sử dụng tính năng nào hay làm cách nào để đưa dữ liệu lên nhanh nhất. Hôm nay Việt Tuấn sẽ hướng dẫn sử dụng Active Backup for Microsoft 365 trên thiết bị NAS Synology một cách chi tiết và đầy đủ nhất. Hãy cùng đón xem nhé!

1. Active Backup for Microsoft 365 là gì?

Active Backup for Microsoft 365 được thiết kế để sao lưu dữ liệu được lưu trữ trong tài khoản Microsoft 365 của bạn vào thiết bị NAS Synology. Gói sao lưu này bao gồm giao diện giám sát tập trung cho phép quản trị viên theo dõi trạng thái sao lưu và lịch sử truyền tải của tất cả tài khoản ở một nơi. Người dùng cuối có thể khôi phục và tải xuống dữ liệu sao lưu mà không cần sự trợ giúp của chuyên gia CNTT bằng cách sử dụng Active Backup for Microsoft 365 portal

2. Tại sao ta cần sử dụng Active Backup for Microsoft 365?

• Cho dù bạn có gói Doanh nghiệp, Doanh nghiệp hay Giáo dục, hãy bảo vệ tất cả dữ liệu nhạy cảm của bạn trên OneDrive for Business, SharePoint Online, Exchange Online, và Teams.
• Active Backup for Microsoft 365 là một tiện ích bổ sung miễn phí dành cho NAS Synology với ứng dụng này bạn có thể sao lưu số lượng tài khoản không giới hạn, miễn là bộ nhớ của bạn cho phép.
• Việc sao lưu có thể được thực hiện bất cứ khi nào mà bạn muốn để đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu mà không làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh
• Sao chép đơn lẻ và sao chép cấp khối giúp tiết kiệm không gian và băng thông cho người dùng bằng cách đảm bảo rằng những tệp tin, thư mục giống hệt nhau chỉ được sao chép một lần.

Tham khảo thêm: Hướng dẫn cài đặt cấu hình NAS Synology đơn giản nhanh chóng

3. Kích hoạt Active Backup for Microsoft 365

Một số lưu ý trước khi kích hoạt Active Backup for Microsoft 365

• Để cài đặt Active Backup for Microsoft 365 hệ điều hành NAS của bạn cần sử dụng phiên bản 6.2 hoặc cao hơn
• Hãy đảm bảo thiết bị NAS của bạn tương thích với Active Backup for Microsoft 365. Bạn có thể xem phiên bản NAS của bạn có thể áp dụng được hay không bằng cách lên website của Synology và kiểm tra hoặc kiểm tra tại trang này 

Sau đây Việt Tuấn sẽ hướng dẫn bạn cách kích hoạt Active Backup for Microsoft 365 

• Để kích hoạt gói và cập nhật mới nhất được cung cấp bởi Active Backup for Microsoft 365, bạn sẽ cần phải đăng ký Tài khoản Synology và nhập thông tin đăng nhập của mình khi kích hoạt gói.
• Trang chào mừng sẽ xuất hiện nhằm mục đích kích hoạt gói khi Active Backup for Microsoft được ra mắt lần đầu tiên. Nhấp vào nút Active trên trang chào mừng, đồng ý với các điều khoản và điều kiện, sau đó đăng nhập bằng Tài khoản Synology của bạn.

Bước 1:  Tạo tác vụ Backup

Truy cập vào trang Task List và ấn Create để khởi chạy Task Creation Wizard.

Bước 2: Lựa chọn Create a backup task và chọn Next.

Bước 3: Chọn loại điểm cuối Microsoft 365, rồi đặt mật khẩu chứng chỉ.

Bước 4: Ủy quyền tác vụ sao lưu.

Bước 5: Cấu hình Task name, Backup destination, và Backup list. Kích hoạt Active Backup for Microsoft 365 Portal nếu cần.

Bước 6: Kích hoạt dịch vụ để tự động phát hiện khi cần thiết. Khi tính năng này được bật, các trang web, nhóm mới và dịch vụ đã chọn của người dùng/nhóm mới có thể được tự động đưa vào danh sách sao lưu.

Bước 7: Thiết lập chính sách sao lưu và lưu giữ:

• Backup policy
  • Continuous backup : Dựa trên tốc độ yêu cầu API được phát hiện từ lần sao lưu gần đây nhất, hệ thống sẽ tự động điều chỉnh khoảng thời gian sao lưu từ một đến mười phút. Dữ liệu được sao lưu liên tục theo chu kỳ vô hạn.
  • Manual backup : Dữ liệu được sao lưu ngay lập tức khi bạn chạy tác vụ theo cách thủ công.
  • Scheduled backup : Dữ liệu được sao lưu dựa trên lịch trình bạn đặt.
• Retention policy:
  • Keep all versions
  • Keep previous versions for specified number of days : Khi tệp sao lưu được cập nhật lên phiên bản mới, phiên bản trước đó sẽ được giữ nguyên trong khoảng thời gian lưu giữ mà bạn đã đặt.

Bước 8: Kiểm tra tóm tắt nhiệm vụ và nhấp vào Done hoặc Apply để hoàn tất việc tạo nhiệm vụ.

Bước 9: Để biết thêm chi tiết, hãy tham khảo các bài viết trợ giúp tương ứng cho DSM 7.0 và DSM 6.2

Tìm hiểu thêm thông tin về hệ điều hành DSM qua bài viết sau: DSM là gì? Thông tin về hệ điều hành DSM trên thiết bị NAS Synology

4. Hướng dẫn cách quản lý tác vụ sao lưu

Trên trang Task List, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các nhiệm vụ sao lưu. Bạn có thể quản lý chúng bằng thanh công cụ phía trên.

Chọn tác vụ sao lưu và nhấp vào Edit để thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:

• Kích hoạt cổng thông tin tự phục vụ 
• Thay đổi sang ứng dụng Azure AD khác 
• Chỉnh sửa mục tiêu dự phòng của bạn
• Bật tự động phát hiện cho từng dịch vụ 
• Điều chỉnh chính sách sao lưu và lưu giữ

Nếu bạn muốn xóa bất kỳ dữ liệu sao lưu nào của người dùng, nhóm, trang hoặc nhóm, hãy chọn tác vụ sao lưu, nhấp vào More và nhấp vào Storage Management. Chọn dữ liệu sao lưu của người dùng, nhóm, trang web hoặc nhóm bạn muốn xóa, sau đó bạn có thể xóa dữ liệu sao lưu của dịch vụ liên quan.

5. Log

Trang Log cho phép bạn theo dõi các tác vụ sao lưu đã được thực hiện, cũng như xem các thông báo lỗi và theo dõi các hoạt động khôi phục do người dùng cuối bắt đầu. Bạn có thể xem tất cả nhật ký hoặc sử dụng bộ lọc để tìm kiếm nhật ký của một số tác vụ nhất định.

Để tìm kiếm qua các bản ghi nhật ký bằng Log, trên trang Nhật ký, hãy nhấp vào biểu tượng magnifying glass trong thanh tìm kiếm ở góc trên bên phải. Ở đó, bạn có thể lọc tìm kiếm của mình theo Keyword, Type hoặc Date.

Bạn cũng có thể xem chi tiết nhật ký bằng cách chọn nhật ký và nhấp vào biểu tượng arrow ở phía bên phải. Đối với hoạt động sao lưu, bạn có thể xem Status và Log và đối với hoạt động khôi phục, bạn có thể xem Log và Restore Information.

Để biết thêm chi tiết về nhật ký trong Active Backup for Microsoft 365, hãy tham khảo các bài viết trợ giúp tương ứng dành cho DSM 7.0 và DSM 6.2.

Để tìm kiếm qua các bản ghi nhật ký bằng bộ lọc, trên trang Log, hãy nhấp vào biểu tượng magnifying glass trong thanh tìm kiếm ở góc trên bên phải. Ở đó, bạn có thể lọc tìm kiếm của mình theo Keyword, Type hoặc Date.

Bạn cũng có thể xem chi tiết nhật ký bằng cách chọn nhật ký và nhấp vào biểu tượng arrow ở phía bên phải. Đối với hoạt động sao lưu, bạn có thể xem Status và Log và đối với hoạt động khôi phục, bạn có thể xem Log và Restore Information.

Đọc thêm: Hướng dẫn đồng bộ dữ liệu giữa thiết bị NAS thông qua Synology Drive Server

6. Hướng dẫn cách khôi phục dữ liệu bằng Microsoft 365 Recovery Portal

Bước 1: Kích hoạt và truy cập Active Backup for Microsoft 365 Portal

Khởi động Active Backup for Microsoft 365 Portal

Bạn hãy sử dụng tài khoản với quyền admin sau đó truy cập theo trình tự sau : Control Panel > Login Portal > Applications > Active Backup for Microsoft 365 Portal. Bấm vào Edit để kích hoạt và tùy chỉnh cổng đăng nhập 

Bước 2: Truy cập Active Backup for Microsoft 365 Portal

• Với tài khoản có quyền admin bạn hãy truy cập theo trình tự sau : Control Panel > Login Portal > Applications > Active Backup for Microsoft 365 Portal và bấm vào link trên Alias
• Với tài khoản không phải là admin bạn hãy bấm vào biểu tượng Active Backup for Microsoft 365 Portal ở ngay DSM

Bước 3: Duyệt dữ liệu để khôi phục

Để tìm thông tin của bạn trên Active Backup for Microsoft 365 Portal, trước tiên bạn sẽ cần phải chỉ định View Role, Task, Services và Date của dữ liệu mà bạn muốn xem

• Thay đổi vai trò xem: Chọn một tài khoản từ View Role/View Site, với tài khoản admin, bạn có thể chuyển sang chế độ xem của bất kỳ người dùng sao lưu nào để duyệt và khôi phục dữ liệu của họ.
• Chọn một nhiệm vụ: Chọn tác vụ bạn muốn khôi phục từ menu thả xuống Task.
• Chọn loại dịch vụ: Active Backup for Microsoft 365 hỗ trợ sao lưu ổ đĩa, email, danh bạ, lịch, trang web và nhóm. Nhấp vào biểu tượng Services và chọn dịch vụ bạn muốn khôi phục. Hộp thư lưu trữ được bao gồm trong danh mục Mail.

• Xem dữ liệu tại bất kỳ thời điểm nào trước đó
  • Đi tới dòng thời gian ở cuối trang.
  • Để chuyển đổi giữa các phiên bản sao lưu, hãy thực hiện một trong các hành động sau:
  • Nhấp vào biểu tượng Calendar ở góc trên bên trái và chọn ngày bạn muốn khôi phục phiên bản sao lưu.
  • Nhấp vào mũi tên phải hoặc trái để chuyển đổi giữa các phiên bản.
  • Kéo dòng thời gian để xem bất kỳ bản sao lưu nào tại thời điểm trước đó.

Bước 4: Khôi phục và xuất dữ liệu của bạn

Bạn có thể khôi phục dữ liệu Dịch vụ của mình (được liệt kê bên dưới) cho đối tượng thuê ban đầu trong Microsoft 365 và xuất dữ liệu sang thiết bị cục bộ. Để biết hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện khôi phục và xuất dữ liệu Dịch vụ sau, vui lòng tham khảo các bài viết trợ giúp tương ứng.

• Drives (DSM 7.0 / DSM 6.2)
• Mails (DSM 7.0 / DSM 6.2)
• Contacts (DSM 7.0 / DSM 6.2)
• Calendars (DSM 7.0 / DSM 6.2)
• Sites (DSM 7.0 / DSM 6.2)
• Teams (DSM 7.0 / DSM 6.2)

7. Sao lưu và khôi phục Microsoft Teams

Khi sử dụng Active Backup for Microsoft 365 bạn có thể sao lưu các mục sau từ Microsoft Teams : 

• Các site nhóm SharePoint và các site con của chúng
• Các tệp được tải lên kênh nhóm hoặc cuộc trò chuyện (tab File)
• Wiki tab
• Team OneNote notebooks
• Teams messages

8. Kết luận

Trên đây là bài viết hướng dẫn sử dụng Active Backup for Microsoft 365 trên NAS Synology do Việt Tuấn biên soạn. Hy vọng, với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn cài đặt thành công và dễ dàng sử dụng tính năng này nhằm hỗ trợ tối đa trong công việc cũng như cuộc sống. Bạn đọc có thắc mắc cần giải đáp hãy liên hệ ngay với Việt Tuấn để được chúng tôi hỗ trợ nhanh nhất và tận tình nhất. Đừng quên theo dõi Việt Tuấn để cập nhật được các thông tin về thiết bị và công nghệ mạng một cách nhanh nhất, chính xác nhất. Xin cảm ơn!