Mail Server là gì? Tại sao phải sử dụng Mail Server?

Mail server là gì? Tại sao sử dụng Mail Server là yếu tố cần thiết hiện nay? Chắc hẳn sẽ có rất nhiều bạn đọc đang tìm câu trả lời cho những thắc mắc trên. Vì vậy bài viết ngay sau đây được thực hiện bởi Viettuans.vn sẽ giải đáp từ A - Z cho bạn!

1. Mail Server là gì?

Mail Server là gì? Trả lời cho câu hỏi này thì Mail Server hay Email Server (máy chủ thư điện tử) là một hệ thống máy chủ được cấu hình riêng theo tên doanh nghiệp với nhiệm vụ gửi và nhận thư điện tử. 

Mail Server không chỉ là dịch vụ lưu trữ và quản lý thư điện tử trên internet còn là một giao thức được sử dụng để trao đổi thư tín, quản lý và truyền thông nội bộ, giao dịch thương mại một cách chuyên nghiệp.

Tìm hiểu thêm: Máy chủ là gì? Tìm hiểu kiến thức máy chủ (Server) bạn cần biết

2. Tại sao phải sử dụng Mail Server?

Tại sao phải sử dụng Mail Server? Mail Server đã và đang được đánh giá cao hơn cả so với những máy chủ mail khác với những lợi ích tiêu biểu như:

Có một email tên miền riêng của công ty sẽ cho thấy mức độ chuyên nghiệp trong hoạt động. 

• Đảm bảo tốc độ cũng như tính bảo mật cao, bên cạnh đó đưa ra nhiều tiện ích cho người sử dụng. 
• Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và truyền thông nội bộ.
• Thực hiện các giao dịch thương mại yêu cầu sự ổn định, tính liên tục và với tốc độ nhanh, đồng thời đảm bảo tính an toàn của dữ liệu
• Kiểm tra email mọi lúc mọi nơi: tại văn phòng, tại nhà riêng, khi đi công tác…
• Khả năng tùy chỉnh các thông số và chức năng cho từng người dùng. 
• Khả năng ngăn chặn spam và virus vô cùng hiệu quả. 
• Mức độ bảo mật cao với giao thức SSL. 
• Sử dụng địa chỉ IP riêng giúp cho email không bị phân loại vào Blacklist
• Tính năng Forwarder Email hỗ trợ quá trình cài đặt Email Offline.

Xem thêm: IP private là gì

3. Cách thức hoạt động của Mail Server

Mail Server có 3 giao thức hoạt động cơ bản bao gồm:

3.1. Outgoing Mail Server - Máy chủ thư đi

Outgoing Mail Server là 1 giao thức được sử dụng để gửi mail đi. Sử dụng giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) cho phép việc truyền tải mail tới các server từ xa và đồng thời chuyển mail làm việc với nhiều server khác nhau cùng một lúc.

3.2. Incoming Mail Server - Máy chủ thư đến

Incoming Mail Server có 2 hình thức chính:

POP3 (Post Office Protocol version 3) - Giao thức được dùng để lấy mail từ mail server tới mail client. Đây là giao thức đơn giản nhất để di chuyển thư từ máy chủ SMTP đến ứng dụng thư của người dùng. 

Các ứng dụng thường được sử dụng trong giao thức này có thể kể đến như Outlook, Mac Mail, Windows Mail.

Xem thêm: POP là gì? Hiểu rõ về giao thức POP3 trong môi trường mạng

3.3. IMAP (Internet Message Access Protocol)

Phương thức IMAP sẽ cho phép nhiều máy khách cùng kết nối đến 1 Mailbox. Bản gốc của Email được lưu tại Mail server và Email từ Mailbox sẽ được sao chép đến máy khách.

4. Các tính năng nổi bật của Mail Server bạn đã biết?

Mail Server đã và đang được sử dụng rộng rãi bởi các doanh nghiệp hiện nay với 1 loạt các tính năng nổi bật như:

• Mail Server cung cấp nhiều tính năng cho cá nhân và doanh nghiệp, cho phép người dùng nhận và gửi email qua internet với tên miền của tổ chức. 
• Hạn chế các thư rác và chứa virus, đảm bảo bảo mật thông tin và sử dụng dung lượng tối đa cho người dùng. 
• Mail Server có khả năng quản lý toàn bộ nội dung email của người dùng trong hệ thống và tự động sao lưu dữ liệu để đảm bảo thông tin tồn tại liên tục.

5. Các dạng Mail Server thông dụng hiện nay

Hiện nay có 2 loại Server mail chính được dùng phổ biến, bao gồm:

• Nền tảng xây dựng Mail Server của Google, Microsoft và Yahoo có quy mô lớn và mức độ bảo mật cao. Chúng cho phép quản lý dữ liệu hiệu quả và cung cấp nhiều tiện ích cho người dùng. Vì vậy chi phí để triển khai dạng Mail Server này khá cao.
• Server mail độc lập cung cấp dung lượng cực lớn, cho phép lưu trữ dữ liệu. Khả năng độc lập dữ liệu cao, mức độ bảo mật tốt song thiếu sự linh hoạt và thiếu các tiện ích. Giá cả của loại Mail server này thường rất rẻ so với server mail của Google, Microsoft, hay Yahoo.

6. Quá trình gửi Email diễn ra như thế nào?

Các bước hoạt động trong quá trình gửi Email bao gồm:

Bước 1: Sau khi soạn thư và nhấn gửi, ứng dụng email của bạn (Outlook Express, Gmail) sẽ kết nối với máy chủ SMTP của miền.

Bước 2: Ứng dụng email của bạn sẽ trao đổi thông tin với máy chủ SMTP, cung cấp địa chỉ email của bạn, địa chỉ email của người nhận, nội dung nhắn và file đính kèm bất kỳ (Nếu có).

Bước 3: Các máy chủ SMTP xử lý địa chỉ email của người nhận. Lúc này các bài viết được chuyển qua trực tiếp đến POP3 hoặc IMAP.

Bước 4: Để tìm thấy máy chủ của người nhận, máy chủ SMTP của người gửi phải kết nối với DNS (Domain Name Server). DNS sẽ chuyển đổi tên miền của người nhận sang một địa chỉ IP. Khi được cung cấp địa chỉ IP của người nhận, Incoming Mail Server sẽ bắt đầu gửi mail cho mail server người nhận.

Bước 5: Incoming Mail Server bắt đầu kết nối với máy chủ SMTP của người nhận

Bước 6: Máy chủ SMTP của người nhận sẽ quét các tin nhắn gửi đến. Nếu xác định tên miền và tên người sử dụng chính xác, nó sẽ chuyển tiếp các thông điệp. Từ đó, email của người gửi sẽ được đặt trong một hàng đợi gửi tới ứng dụng email của người nhận cho đến khi nó được tải về. Lúc này các tin nhắn sẽ được đọc và tải xuống file đính kèm bởi người nhận.

Để tăng tính bảo mật người ta còn sử dụng đến các sản phẩm tường lửa, xem thêm các dạng thiết bị này trong danh mục: Thiết bị tường lửa 

7. Giải thích một số thuật ngữ liên quan tới Mail Server

Khi nhắc tới Mail Server sẽ có rất nhiều thuật ngữ liên quan, bạn đọc có thể tham khảo như:

7.1. TLS Mail Server là gì?

TLS hay Transport Layer Security là tính năng bảo mật tầng truyền tải. TLS hoạt động song song với tầng ổ bảo mật SSL (Secure Sockets Layer). Mục đích chính của TLS cung cấp phương thức vận chuyển mã hoá dành cho đăng nhập được chứng thực của SASL.

7.2. SASL Mail Server

SASL (Simple Authentication and Security Layer) được giải thích là lớp xác thực và bảo mật đơn giản. Để xác thực người dùng, SASL thực hiện quá trình xác thực, sau đó TLS cung cấp vận chuyển mã hoá dữ liệu xác thực.

7.3. Webmail 

Webmail là email trên nền website. Một số webmail mà các bạn không còn quá xa lạ như: Hotmail, Gmail, Yahoo mail. Webmail cho phép người dùng truy cập email bất cứ lúc nào trên nền tảng website.

7.4. SMTP-IN Queue

Trước khi phân tán thư đến các Local queue hoặc Remote Queue, giao thức SMTP sẽ thực hiện thao tác sao lưu toàn bộ thư điện tử gửi đi từ email server của doanh nghiệp tại SMTP-IN Queue. Có thể hiểu đơn giản là SMTP-IN Queue chính là kho lưu trữ email trước khi được gửi đi.

7.5. Local Queue

Sau khi tiếp nhận thông tin thư từ, hệ thống sẽ tự động điều phối phân loại và sắp xếp trước khi chuyển tới hộp thư của người nhận. Quy trình sắp xếp và phân loại này chính là Local Queue.

Để tăng cường khả năng bảo mật và giữ an toàn cho hệ thống mail server, trước khi thư được gửi đến người dùng, local queue và Remote queue sẽ tiến hành việc quét virus và mã độc trong các file đính kèm (Nếu có). Sau đó kiểm tra tính spam để chắc chắn về chất lượng thư gửi đi. Tránh trường hợp mail server tự động bị Blacklist liệt vào danh sách spam.

7.6. Local Mailboxes 

Local Mailboxes được định nghĩa là hộp thư của các account có đăng ký tài khoản mail server của công ty.

7.7. Email Authentication

Email Authentication là tính năng xác định danh tính của các user khi truy cập vào hộp thư email. Tính năng này giúp người dùng tự chủ động việc bảo mật thông tin thư từ của chính mình. 

Email Authentication sẽ bao gồm cả Alternate Email - Một dạng email dự phòng. Khi người dùng quên mật khẩu hay muốn đổi mới mật khẩu dùng Mail Server, người dùng có thể sử dụng email này để lấy lại mật khẩu một cách nhanh chóng và dễ dàng.

7.8. Mail Exchanger Record (MX)

Mail Exchanger Record có vai trò như 1 hướng đạo sinh, dẫn hướng cho email gửi đến Mail Server của bạn. Tính năng MX thường đi kèm theo một A record để trỏ về địa chỉ IP của mail server. Thông số pref sẽ biểu thị mức độ ưu tiên của các mail server. Giá trị pref càng nhỏ thì mức độ ưu tiên càng cao. 

8. Tạm kết

Trên đây là tổng hợp các thông tin liên quan đến chủ đề Mail Server là gì được Viettuans.vn biên soạn. Việt Tuấn hi vọng rằng các bạn đã có đầy đủ những kiến thức bổ ích để phục vụ cho quá trình sử dụng Mail Server theo nhu cầu cá nhân và doanh nghiệp.