Synology Office Suite API là gì? Lợi ích, các yêu cầu cần có để dùng API

Để chuẩn bị cho các sản phẩm mới vào năm 2025, Synology đang có những bước tiến quan trọng trong việc nâng cấp Synology Office Suite, đặc biệt là tích hợp công nghệ AI và mở rộng khả năng kết nối. Một trong những thay đổi đáng chú ý nhất là việc cung cấp REST API miễn phí cho Synology Office, giúp người dùng và doanh nghiệp dễ dàng kết nối với các dịch vụ bên thứ ba. Theo ông Rex Huang, Giám đốc Nhóm Ứng Dụng Doanh Nghiệp tại Synology, Synology Office Suite API chính thức ra mắt vào ngày 18/02/2025, mở ra cơ hội tích hợp linh hoạt giữa các ứng dụng quản lý dữ liệu của Synology và các nền tảng khác. Hãy cùng Việt Tuấn tìm hiểu chi tiết về sự đổi mới này.

Synology Office Suite API là gì?

Synology Office Suite API là giao diện lập trình ứng dụng (API) do Synology cung cấp, cho phép các doanh nghiệp và nhà phát triển tích hợp Synology Office với các hệ thống và dịch vụ bên thứ ba. Thông qua API này, người dùng có thể kết nối, đồng bộ dữ liệu và mở rộng tính năng của Synology Office theo nhu cầu riêng, tạo ra một hệ sinh thái làm việc linh hoạt và hiệu quả hơn.

Việc sử dụng Synology Office Suite API giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí khi tích hợp hệ thống, thay vì phải xây dựng từ đầu. Từ đó, quá trình chuyển đổi số diễn ra nhanh chóng hơn, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc, nâng cao năng suất và khai thác tối đa tiềm năng của Synology Office trong môi trường làm việc hiện đại.

Lợi ích của Synology Office Suite API

• Tiết kiệm thời gian và chi phí tích hợp: Synology Office Suite API giúp doanh nghiệp giảm bớt công sức và chi phí khi kết nối hệ thống với các dịch vụ bên thứ ba. Thay vì phải phát triển một giải pháp tích hợp từ đầu, API cung cấp sẵn các công cụ hỗ trợ, giúp doanh nghiệp nhanh chóng triển khai mà không tốn nhiều nguồn lực.
• Tối ưu hóa quy trình làm việc: API cho phép đồng bộ dữ liệu và tự động hóa các tác vụ giữa Synology Office và các nền tảng khác. Doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình làm việc, giảm thiểu các thao tác thủ công và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.
• Hỗ trợ chuyển đổi số nhanh chóng: Với khả năng tích hợp linh hoạt, Synology Office Suite API giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển đổi sang hệ thống làm việc kỹ thuật số mà không gặp trở ngại. Dữ liệu và ứng dụng có thể hoạt động đồng bộ trên nhiều nền tảng, tạo nên môi trường làm việc hiện đại và hiệu quả hơn.
• Mở rộng khả năng kết nối và tùy chỉnh: API cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh và mở rộng Synology Office theo nhu cầu riêng. Họ có thể kết nối với các phần mềm quản lý, hệ thống lưu trữ dữ liệu hoặc công cụ hỗ trợ làm việc nhóm, giúp nâng cao tính linh hoạt và đáp ứng tốt hơn nhu cầu kinh doanh.
• Cải thiện bảo mật và quản lý dữ liệu: Synology Office Suite API giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn việc truy cập và chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống. Với các tính năng bảo mật được tích hợp sẵn, doanh nghiệp có thể đảm bảo thông tin được bảo vệ an toàn, hạn chế rủi ro rò rỉ dữ liệu.

4 ứng dụng trong Synology Office Suite API

Synology Office Suite API giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình làm việc và tăng cường khả năng kết nối giữa các công cụ kinh doanh. Vì vậy, các thao tác thủ công được giảm thiểu, dữ liệu được đồng bộ hóa nhanh chóng, giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Dưới đây là bốn API quan trọng trong Synology Office Suite và những lợi ích mà chúng mang lại.

Synology Drive API 

Synology Drive API hỗ trợ tải lên, truy xuất và quản lý tệp trực tiếp từ Synology Drive, giúp doanh nghiệp dễ dàng tích hợp dữ liệu với các hệ thống như quản lý quy trình kinh doanh (BPM), quản lý quan hệ khách hàng (CRM) hoặc phần mềm quản lý dự án. Thay vì phải thao tác thủ công, nhân viên có thể truy cập và làm việc với các tài liệu được cập nhật theo thời gian thực, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.

Việc tích hợp Synology Drive API mang lại lợi ích lớn trong việc đồng bộ hóa dữ liệu, đảm bảo các tệp tin quan trọng luôn có sẵn trên mọi nền tảng cần thiết, giúp nhóm làm việc dễ dàng truy xuất, chia sẻ và cập nhật tài liệu một cách liền mạch.

Synology Spreadsheet API 

Synology Spreadsheet API giúp thu thập và tích hợp dữ liệu từ các nền tảng bên ngoài, chẳng hạn như SurveyCake (hệ thống khảo sát) hoặc Grafana (công cụ phân tích dữ liệu). Nhờ API này, dữ liệu được cập nhật tự động vào bảng tính, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và phân tích thông tin mà không cần nhập liệu thủ công.

Bằng cách kết nối với các công cụ phân tích, doanh nghiệp có thể đưa ra các báo cáo chi tiết và trực quan, từ đó cải thiện khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu theo thời gian thực. Ví dụ, một công ty có thể sử dụng Synology Spreadsheet API để lấy dữ liệu khảo sát khách hàng từ SurveyCake, sau đó tự động cập nhật vào bảng tính và hiển thị trong Grafana, giúp bộ phận quản lý đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng một cách chính xác và nhanh chóng.

Synology MailPlus API 

Synology MailPlus API giúp doanh nghiệp tự động hóa việc xử lý email, đặc biệt là trong các hoạt động bán hàng và quản lý công việc. Ứng dụng có thể tự động gán nhiệm vụ từ email vào hệ thống CRM hoặc các nền tảng SaaS quản lý công việc, giúp doanh nghiệp theo dõi và xử lý thông tin một cách kịp thời.

Các email quan trọng không bị bỏ sót, quy trình làm việc được sắp xếp hiệu quả hơn, đồng thời giảm bớt thời gian nhập liệu thủ công. Chẳng hạn như một công ty thương mại điện tử có thể sử dụng Synology MailPlus API để tự động phân loại email đặt hàng và cập nhật thông tin trực tiếp vào hệ thống CRM, giúp nhân viên kinh doanh theo dõi khách hàng dễ dàng và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Synology Calendar API 

Synology Calendar API giúp doanh nghiệp đồng bộ lịch làm việc, chấm công và nghỉ phép với các hệ thống nhân sự như BambooHR hoặc ADP Workforce. Vì thế, bộ phận HR có thể quản lý nhân sự dễ dàng hơn mà không cần nhập liệu thủ công, đồng thời đảm bảo thông tin lịch trình luôn chính xác và cập nhật.

Việc tích hợp API này giúp theo dõi và quản lý lịch làm việc của nhân viên hiệu quả hơn, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý. Ví dụ, một công ty có thể kết nối Synology Calendar API với BambooHR để tự động cập nhật lịch nghỉ phép của nhân viên, giúp bộ phận nhân sự dễ dàng kiểm soát tình trạng làm việc mà không sợ trùng lặp lịch trình.

Cách thực hiện kiểm tra API

API đóng vai trò là nền tảng cốt lõi của nhiều ứng dụng, vì vậy kiểm tra API trở thành bước quan trọng để đảm bảo hiệu suất và tính ổn định của hệ thống. Nếu API gặp lỗi hoặc hoạt động không chính xác có thể gây ra sự cố nghiêm trọng như hiệu suất chậm, gián đoạn dịch vụ hoặc ảnh hưởng đến trải nghiệm người dùng.

Do đó, việc kiểm tra API kỹ lưỡng giúp phát hiện và khắc phục sớm các vấn đề, đảm bảo API hoạt động trơn tru, tương tác mượt mà giữa các hệ thống và cung cấp dữ liệu chính xác. 

Các yêu cầu cụ thể để bắt đầu sử dụng nền tảng API là các phiên bản DSM sau đây cũng như các gói Synology cần thiết:

• DSM 7.2.2 nano3 trở lên
• Phiên bản Synology Drive 3.5.2 trở lên
• Phiên bản Synology Office 3.6.0 trở lên
• Phiên bản Synology MailPlus 3.3.1 trở lên
• Synology Calendar phiên bản 2.5.3 trở lên

Dưới đây Việt Tuấn sẽ hướng dẫn bạn kiểm tra API bằng Postman: 

Bước 1: Nhận thông số kỹ thuật API

Trước khi thử nghiệm API, bạn cần thông số kỹ thuật của API đó, trong đó nêu rõ các điểm cuối, tham số và phương pháp khả dụng. 

Bước 2: Nhập API Spec vào Postman

• Tải xuống và cài đặt Postman API Platform bằng cách chọn phiên bản phù hợp với hệ điều hành của bạn.
• Nhấn vào Import để nhập thông số kỹ thuật API cho các gói bạn cần.
  

• Chọn Postman Collection và nhấp vào View Import Settings để kiểm tra các tùy chọn cấu hình bổ sung.
  

• Chọn Tags ở mục Folder Organization.
  

• Quay lại trang trước và nhấn Import.

Bước 3: Thiết lập môi trường thử nghiệm cho gói ứng dụng mong muốn

Hướng dẫn sử dụng Synology Office Suite API GPT trên Chat GPT

Bên cạnh việc thử nghiệm API thông qua Postman, Synology còn cung cấp một cách tiếp cận nhanh chóng và tiện lợi hơn bằng cách tích hợp API Synology Office Suite với ChatGPT thông qua một plugin chuyên dụng. Từ đó, người dùng dễ dàng tạo mã mẫu, tìm kiếm tài liệu API và tự động trích xuất các tham số cần thiết mà không cần thao tác thủ công.

Chức năng chính của plugin này là hỗ trợ tìm kiếm và trích xuất thông tin từ tài liệu API, sau đó tạo mã lập trình ngay lập tức dựa trên đầu vào của người dùng. Vì vậy, lập trình viên có thể tiết kiệm thời gian viết mã và đảm bảo tính chính xác khi triển khai API.

Để sử dụng, bạn chỉ cần truy cập trang web chatgpt.com, vào phần Khám phá GPT (Explore GPTs) và tìm kiếm Synology Office Suite API. Sau khi kích hoạt plugin, bạn có thể bắt đầu trò chuyện và nhận hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng API cũng như nhận mã mẫu phù hợp với nhu cầu của mình.

Kết luận

Synology Office Suite API mở ra cơ hội mới cho doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất quản lý dữ liệu. Nhờ khả năng tích hợp linh hoạt với các ứng dụng bên thứ ba, API giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều tác vụ, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian đáng kể. Với sự hỗ trợ từ Synology, cùng hệ thống tài liệu chi tiết và các công cụ hỗ trợ lập trình, việc triển khai API trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Đây chính là giải pháp lý tưởng giúp doanh nghiệp khai thác tối đa sức mạnh của công nghệ, hướng đến một hệ thống làm việc thông minh và hiệu quả hơn.