Print server là gì? Mách bạn cách cài đặt Print Server hiệu quả nhất

Print Server là gì? Trong các doanh nghiệp hiện nay việc chia sẻ tài nguyên như máy in, máy fax diễn ra khá phổ biến, mang lại tính tiện lợi cao. Bất kỳ ai cũng có thể chia sẻ dữ liệu và thực hiện các công việc liên quan đến máy in. Bài viết sau đây của Việt Tuấn sẽ giới thiệu chi tiết về Print Server - Một giải pháp tuyệt vời cho vấn đề này. Bạn đọc hãy cùng tìm hiểu!

1. Print Server là gì?

Khái niệm Print Server hiện nay khá phổ biến trong hầu hết các doanh nghiệp hoặc tổ chức hiện nay. Print server là một linh kiện phần cứng hoặc phần mềm, cho phép nhiều người dùng có thể chia sẻ một hoặc nhiều máy in trên cùng một mạng LAN. Print server sẽ cung cấp địa chỉ IP cho mỗi thiết bị máy in. Bạn muốn sử dụng máy in nào trong hệ thống chỉ cần truy cập vào địa chỉ IP được cấp để kết nối dễ dàng.

2. Các loại Print Server thông dụng hiện nay

Hiện nay Print Server có hai dạng chính:

• Print Server dạng phần cứng: Một thiết bị độc lập được kết nối với mạng LAN thông qua router hoặc modem và kết nối tới các máy in. Thiết kế của dòng phần cứng này khá đơn giản, nhỏ gọn bao gồm với một hoặc nhiều cổng Ethernet để kết nối với thiết bị router và một số cổng kết nối máy in.
• Phần mềm Print Server: Một ứng dụng hay phần mềm máy tính giúp chia sẻ máy in với các thiết bị khác trong cùng một mạng LAN. Print server phần mềm cung cấp các công cụ quản lý in ấn như: giám sát quá trình in, kiểm soát quyền truy cập máy in và quản lý mức độ ưu tiên của dữ liệu in.

3. Cách thức hoạt động của Print Server

Print server đóng vai trò như một trung tâm điều khiển dành cho các máy in được sử dụng trong mạng nội bộ. Khi một người dùng muốn in tài liệu, yêu cầu sẽ được gửi đến Print server thay vì truyền trực tiếp tới máy in. Print server sau đó sẽ xử lý yêu cầu và gửi đến các thiết bị máy in thích hợp. Người dùng cũng có thể chủ động lựa chọn thiết bị máy in muốn sử dụng thông qua bảng điều khiển của Print Server. 

Ngoài ra, Print server cũng có thể hỗ trợ các tính năng quản lý bổ sung như: giám sát tình trạng máy in, quản lý số lượng máy in được kết nối và các tác vụ in đang chờ xử lý. Người dùng cũng có thể truy cập và sử dụng máy in từ xa thông qua máy chủ in ấn.

4. Lợi ích mà Print Server mang lại là gì?

Print Server mang tới rất nhiều lợi ích giá trị đối với các hệ thống mạng LAN trong doanh nghiệp và tổ chức hiện nay. Bao gồm:

• Chia sẻ thiết bị máy in: Print server cho phép chia sẻ máy in thông qua mạng LAN, giúp nhiều người dùng cùng truy cập và sử dụng máy in một cách thuận tiện. Người dùng có thể in tài liệu từ bất kỳ máy tính hoặc thiết bị nào trong mạng mà không cần kết nối trực tiếp với máy in.
• Quản lý tập trung: Print server cung cấp giao diện quản lý tập trung về tình trạng, tiến độ in và quản lý dữ liệu in. Quản trị viên có thể kiểm soát và theo dõi các yêu cầu in, quản lý quyền truy cập của người dùng, thiết lập ưu tiên in ấn và áp dụng các chính sách in ấn cho toàn bộ hệ thống mạng.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Print server giúp tiết kiệm thời gian và công sức của người dùng khi họ không cần phải kết nối trực tiếp với máy in. Việc gửi các yêu cầu in đến Print Server được xử lý một cách tự động, nhanh chóng và chính xác.
• Kiểm soát chi phí in ấn: Một số phần mềm Print server cung cấp tính năng kiểm soát chi phí in ấn, cho phép quản trị viên thiết lập hạn mức sử dụng của từng người dùng, theo dõi số lượng in ấn để giảm thiểu tình trạng lãng phí tài nguyên và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.
• Hỗ trợ đa nền tảng: Print server hỗ trợ đa nền tảng hệ điều hành và thiết bị khác nhau. Người dùng có thể thiết lập và sử dụng máy chủ in ấn từ máy tính Windows, Mac, Linux và cả các thiết bị di động như điện thoại thông minh và máy tính bảng.

Xem thêm: Mạng máy tính là gì?

5. Mách bạn cách cài đặt print server hiệu quả nhất

Cách cài đặt Print Server khá đơn giản, bạn đọc có thể tham khảo các bước thực hiện ngay sau đây:

5.1. Bước 1: Chuẩn bị thiết bị Print server

Trước khi cài đặt, bạn cần chuẩn bị một hoặc nhiều thiết bị Print server và máy in để thiết lập hệ thống in ấn qua mạng nội bộ. Đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị đủ các loại dây kết nối như dây mạng, usb và dây cáp máy in parallel. 

Tiếp theo bạn cần kết nối thiết bị với máy in thông qua dây cáp parallel và kết nối với router hoặc modem thông qua cổng RJ45. Lưu ý trước khi kết nối hãy tắt máy in.

5.2. Bước 2: Cấu hình Print server

Khởi động lại máy in và cấp nguồn cho Print Server, chúng ta sẽ bắt đầu giai đoạn cấu hình sản phẩm. Hiện nay một số thiết bị máy chủ in ấn được bán ra sẽ đi kèm với đĩa CD cài đặt hoặc bạn cũng có thể truy cập trực tiếp lên trang chủ của thiết bị để tải xuống phần mềm cài đặt.

Trong phần hướng dẫn cài đặt, Việt Tuấn sẽ lựa chọn model Print Server đến từ hãng TP-Link: TL-PS110U. Các bước cài đặt và cấu hình Print Server bao gồm:

1. Trong phần cài đặt, bạn có thể sử dụng đĩa cài đặt có sẵn hoặc truy cập vào trang chủ hỗ trợ của TP-Link: https://www.tp-link.com/vn/support/download/ và nhập tên model để tìm kiếm bộ cài đặt.
2. Khởi chạy bộ cài đặt, hãy lựa chọn model TL-PS110U trong menu. Tiếp tục chọn Setup Wizard để bắt đầu cài đặt thiết bị.
3. Bước tiếp theo khá đơn giản, bạn chỉ cần nhấn Next liên tục. Trong phần Change Settings sẽ có hai lựa chọn: Yes (i want to change settings) và No (I don’t want to change settings). Ở bước này bạn chỉ cần chọn Yes và để trống phần password. Tiếp tục nhấn Next
4. Trong bảng TCP/IP settings bạn cần cấu hình địa chỉ IP Cho Print Server. Hãy ghi nhớ IP cho lần sử dụng tới. Trong bước này Việt Tuấn sẽ nhập thông tin như sau: 

• IP Address: 192.168.0.10
• Mask IP Address:  255.255.255.0
• Gateway IP Address: 192.188.1.1

5. Nhấn Next liên tục và chờ cho thiết bị ghi nhớ cài đặt của bạn. Và thế là chúng ta đã hoàn thành giai đoạn cấu hình Print Server.

Đọc thêm: Thiết bị mạng là gì?

5.3. Bước 3: Cấu hình máy in

Cuối cùng, bạn cần cài đặt driver cho các máy in được kết nối với Print server trên các máy tính của người dùng. Bạn có thể tải driver máy in trực tiếp từ trang web của nhà sản xuất hoặc sử dụng CD đi kèm để cài đặt.

Trong cửa sổ Select a Printer, hãy lựa chọn thiết bị máy in bạn muốn kết nối với Print Server. Có hai trường hợp xảy ra tại bước này:

• Nếu máy in đã được cài sẵn, bạn chỉ cần tìm tên trong bảng và tiếp tục nhấn Next. 
• Trong trường hợp bạn sử dụng thiết bị mới, hãy lựa chọn Add new printer để thực hiện cài đặt máy in. Tiếp tục nhấn Next để vào phần cài đặt, hãy lựa chọn Local printer attached to this computer sau đó nhấn Next. Chọn Use the following port và chọn giá trị LPT1: (Recommended Printer Port) sau đó nhấn Next. Lúc này bạn đã hoàn thành việc thêm máy in mới.

Đừng quên thực hiện bài test khi thêm máy in mới, Setup Wizard sẽ hỏi bạn có muốn in thử một vài trang hay không.

Trên đây là toàn bộ các bước cài đặt, cấu hình và sử dụng Print Server được Việt Tuấn biên soạn. Nếu bạn đọc đang gặp những khó khăn trong việc cài đặt có thể tham khảo.

6. Tổng kết

Print Server là giải pháp tiện lợi cho việc in ấn trong các doanh nghiệp và tổ chức hiện nay. Với sự tiện lợi, khả năng chia sẻ máy in cho số lượng lớn người dùng, quản lý dữ liệu in ấn dễ dàng, Print Server là lựa chọn hàng đầu để nâng cao hiệu suất công việc và tiết kiệm thời gian và công sức của người dùng. Hi vọng rằng bạn đọc đã có đầy đủ những thông tin thật cần thiết về chủ đề Print Server là gì. Đừng quên đón đọc những bài viết mới nhất của Việt Tuấn!