Hướng dẫn sử dụng Active Backup for Google Workspace trên NAS Synology

Với những người thường xuyên sử dụng NAS Synology, Google Workspace không còn quá xa lạ. Đây là một ứng dụng được dùng để lưu trữ thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp, tuy nhiên với các doanh nghiệp việc bảo mật và đảm bảo an toàn cho dữ liệu cũng là những vấn đề đáng lo ngại hàng đầu. Hiểu được nỗi lo của khách hàng, Synology đã phát triển tính năng Active Backup for Google Workspace giúp sao lưu và khôi phục dữ liệu một cách dễ dàng giúp việc bảo vệ và quản lý trở nên thuận tiện hơn. Ngay sau đây, Việt Tuấn sẽ hướng dẫn bạn đọc cách sử dụng Active Backup for Google Workspace trên thiết bị NAS Synology. Cùng đón xem nhé!

1. Active Backup for Google Workspace là gì?

Active Backup for Google Workspace được thiết kế để sao lưu dữ liệu được lưu trữ trong tài khoản Google Workspace của bạn vào thiết bị NAS Synology. Gói sao lưu này bao gồm giao diện giám sát tập trung cho phép quản trị viên CNTT theo dõi trạng thái sao lưu và lịch sử truyền tải của tất cả tài khoản ở một nơi. Người dùng cuối có thể khôi phục và tải dữ liệu sao lưu xuống mà không cần sự trợ giúp của chuyên gia CNTT bằng cách sử dụng Active Backup cho Google Workspace Portal.

2. Tại sao nên sử dụng Active Backup for Google Workspace?

• Sao lưu Google Workspace My Drive và bộ nhớ dùng chung, Gmail, danh bạ và lịch.
• Vì Active Backup cho Google Workspace là một tiện ích bổ sung miễn phí dành cho các thiết bị NAS nên bạn có thể sao lưu số lượng tài khoản không giới hạn, miễn là bộ nhớ của bạn cho phép.
• Với Active Backup cho Google Workspace Portal, cả người dùng và quản trị viên đều có thể dễ dàng xác định vị trí các mục cần khôi phục và khôi phục hoặc xuất chúng chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
• Bạn có thể sao lưu liên tục các dịch vụ người dùng và Bộ nhớ dùng chung, giúp giảm thiểu nguy cơ mất dữ liệu.

3. Kích hoạt gói

Để kích hoạt gói và các bản cập nhật mới nhất do Active Backup cho Google Workspace cung cấp, bạn cần đăng ký Tài khoản Synology và nhập thông tin xác thực của mình khi kích hoạt gói.

Trang chào mừng sẽ xuất hiện nhằm mục đích kích hoạt gói khi Active Backup cho Google Workspace được khởi chạy lần đầu tiên. Nhấp vào nút Kích hoạt trên trang chào mừng, đồng ý với các điều khoản và điều kiện, sau đó đăng nhập bằng Tài khoản Synology của bạn.

Tham khảo thêm: Hướng dẫn cài đặt cấu hình NAS Synology đơn giản nhanh chóng

4. Tạo tác vụ sao lưu

Bước 1: Đi đến trang Task List và nhấp vào Create để khởi chạy Task Creation Wizard.

Bước 2: Chọn Create a new backup task và nhập Domain for backup và Domain admin email address. Bạn cũng cần tải khóa Dịch vụ lên để xác thực miền.

Bước 3: Định cấu hình Task name, Backup destination, Backup list và bật Active Backup for Google Workspace Portal nếu cần.

Bước 4: Kích hoạt dịch vụ để tự động phát hiện khi cần thiết. Khi bật tính năng này, các ổ đĩa mới được thêm vào miền hoặc các dịch vụ đã chọn của người dùng miền mới có thể tự động được đưa vào danh sách sao lưu.

Bước 5: Thiết lập chính sách sao lưu và lưu giữ: 

• Chính sách dự phòng
• Continuous backup: Dựa trên tốc độ yêu cầu API được phát hiện từ lần sao lưu cuối cùng, hệ thống sẽ tự động điều chỉnh khoảng thời gian sao lưu từ một đến mười phút. Dữ liệu được sao lưu liên tục theo chu kỳ vô hạn.
• Manual backup: Dữ liệu được sao lưu ngay lập tức sau khi bạn chạy tác vụ theo cách thủ công.
• Scheduled backup: Dữ liệu được sao lưu dựa trên lịch trình bạn đặt.
• Chính sách lưu giữ phiên bản tệp
• Preserve all versions
• Number of days for historical file versions to be preserved: Khi file sao lưu được cập nhật lên phiên bản mới, phiên bản trước đó sẽ được giữ nguyên trong khoảng thời gian lưu giữ mà bạn đặt.

Bước 6: Kiểm tra tóm tắt nhiệm vụ và nhấp vào Xong để hoàn tất việc tạo nhiệm vụ.

4.1 Quản lý tác vụ sao lưu

Trên trang Task List, bạn sẽ thấy danh sách tất cả các nhiệm vụ sao lưu. Bạn có thể quản lý chúng bằng thanh công cụ phía trên.

Chọn tác vụ sao lưu và nhấp vào Edit để thực hiện bất kỳ tác vụ nào sau đây:

• Kích hoạt cổng thông tin tự phục vụ
• Chỉnh sửa mục tiêu dự phòng của bạn
• Bật tự động phát hiện cho từng dịch vụ
• Điều chỉnh chính sách sao lưu và lưu giữ

Nếu bạn muốn xóa bất kỳ dữ liệu sao lưu người dùng hoặc ổ đĩa chung nào, hãy chọn tác vụ sao lưu, nhấp vào Details, chọn dữ liệu sao lưu người dùng hoặc ổ đĩa chung mà bạn muốn xóa và nhấp vào Storage Management. Ở đó, bạn có thể xóa dữ liệu sao lưu của dịch vụ liên quan.

4.2 Nhật ký

Trang Log cho phép bạn theo dõi các tác vụ sao lưu đã được thực hiện, cũng như xem các thông báo lỗi và theo dõi các hoạt động khôi phục do người dùng cuối bắt đầu. Bạn có thể xem tất cả nhật ký hoặc sử dụng bộ lọc để tìm kiếm nhật ký của một số tác vụ nhất định.

Để tìm kiếm qua các bản ghi nhật ký bằng bộ lọc, trên trang Log, hãy nhấp vào biểu tượng kính lúp trong thanh tìm kiếm ở góc trên bên phải. Ở đó, bạn có thể lọc tìm kiếm của mình theo Keyword, Type hoặc Date…

Bạn cũng có thể xem chi tiết nhật ký bằng cách chọn nhật ký và nhấp vào biểu tượng mũi tên ở phía bên phải. Đối với hoạt động sao lưu, bạn có thể xem Trạng thái và Nhật ký và đối với hoạt động khôi phục, bạn có thể xem Nhật ký và Thông tin Khôi phục.

5. Khôi phục bằng Active Backup for Google Workspace Portal

5.1 Kích hoạt và truy cập Active Backup cho Google Workspace Portal

Cách bật tính năng Sao lưu hoạt động cho Cổng thông tin Google Workspace:

Người dùng có đặc quyền quản trị viên có thể truy cập Control Panel > Login Portal > Applications > Active Backup for Google Workspace Portal. Nhấp vào Edit để bật và tùy chỉnh cổng đăng nhập.

Để truy cập Active Backup dành cho Cổng thông tin Google Workspace:

• Đối với người dùng có đặc quyền quản trị viên: Control Panel > Login Portal > Applications > Active Backup for Google Workspace Portal và nhấp vào liên kết trong trường Alias.
• Đối với người dùng có hoặc không có đặc quyền quản trị viên: Nhấp vào Active Backup for Google Workspace Portal trên menu chính của hệ điều hành DSM.

5.2 Duyệt dữ liệu để khôi phục

Để tìm thông tin của bạn, trước tiên bạn cần chỉ định View Role, Task, Service và Date của dữ liệu bạn muốn xem.

• Thay đổi vai trò xem: Chọn một tài khoản từ menu thả xuống View Role. Với tư cách là quản trị viên, bạn có thể chuyển sang chế độ xem của bất kỳ người dùng sao lưu nào để duyệt và khôi phục dữ liệu của họ.
• Chọn một nhiệm vụ: Chọn tác vụ bạn muốn khôi phục từ menu thả xuống Task.
• Chọn loại dịch vụ: Active Backup for Google Workspace hỗ trợ sao lưu ổ đĩa, email, Danh bạ và Lịch. Nhấp vào biểu tượng Services và chọn dịch vụ bạn muốn khôi phục.

Xem dữ liệu tại bất kỳ thời điểm nào trước đó

Bước 1: Đi tới dòng thời gian ở cuối trang.

Bước 2: Để chuyển đổi giữa các phiên bản sao lưu, hãy thực hiện một trong các hành động sau:

• Nhấp vào biểu tượng Calendar ở góc trên bên trái và chọn ngày bạn muốn khôi phục phiên bản sao lưu.
• Nhấp vào mũi tên phải hoặc trái để chuyển đổi giữa các phiên bản.

Bước 3: Kéo dòng thời gian để xem bất kỳ bản sao lưu nào tại thời điểm trước đó.

6. Tổng kết

Trên đây là bài viết hướng dẫn sử dụng Active Backup for Google Workspace trên NAS Synology. Hy vọng, với những gì Việt Tuấn chia sẻ qua bài viết này sẽ giúp bạn có thể dễ dàng sử dụng Active Backup for Google Workspace hỗ trợ trong công việc hàng ngày. Bạn đọc có thể tham khảo thêm nhiều bài hướng dẫn khác của chúng tôi trong chuyên mục hướng dẫn Synology để tìm hiểu thêm. Xin cảm ơn!