Synology Chat: Giải pháp giao tiếp an toàn và hiệu quả cho doanh nghiệp

Synology Chat là một ứng dụng nhắn tin được phát triển bởi Synology, tích hợp chặt chẽ với hệ điều hành DiskStation Manager (DSM) và hoạt động trên các thiết bị lưu trữ mạng (NAS) của Synology. Được thiết kế như một giải pháp giao tiếp toàn diện cho cả cá nhân và doanh nghiệp, Synology Chat hướng đến việc thay thế các phương thức giao tiếp truyền thống như email và các phần mềm chat phổ biến (ví dụ: Skype, Yahoo Messenger, iMessage, Viber...). Ứng dụng cung cấp một nền tảng giao tiếp tập trung, an toàn và hiệu quả, cho phép người dùng trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và bảo mật ngay trong hệ sinh thái Synology NAS của họ. Hãy cùng Việt Tuấn tìm hiểu chi tiết hơn về ứng dụng này nhé!

Synology Chat là gì?

Synology Chat là một ứng dụng nhắn tin tức thời được tích hợp sẵn trên các thiết bị NAS (Network Attached Storage) của Synology. Đây là một nền tảng giao tiếp nội bộ mạnh mẽ, cho phép người dùng trao đổi tin nhắn, chia sẻ tệp tin và cộng tác trong các kênh riêng tư hoặc công khai một cách an toàn và hiệu quả. Điểm đặc biệt của Synology Chat là tính bảo mật cao, khả năng tùy chỉnh linh hoạt và tích hợp sâu với hệ sinh thái Synology, biến nó thành một công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

Tại sao nên sử dụng Synology Chat?

Có rất nhiều lý do khiến Synology Chat trở thành lựa chọn ưu việt cho nhu cầu giao tiếp của doanh nghiệp như: 

• Bảo mật: Dữ liệu được lưu trữ trên thiết bị NAS của bạn, cho phép bạn kiểm soát hoàn toàn quyền riêng tư và bảo mật. Không có bên thứ ba nào có thể truy cập vào thông tin liên lạc của bạn.
• Kiểm soát: Bạn quản lý toàn bộ hệ thống, từ người dùng đến quyền truy cập, đảm bảo môi trường làm việc an toàn và có tổ chức.
• Tích hợp: Synology Chat tích hợp liền mạch với các dịch vụ Synology khác như Drive, Office, Calendar, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Chi phí: Synology Chat được cung cấp miễn phí kèm theo NAS Synology, giúp tiết kiệm chi phí so với các dịch vụ nhắn tin trả phí khác.
• Linh hoạt: Hỗ trợ đa nền tảng (web, desktop, di động), cho phép người dùng truy cập mọi lúc mọi nơi.
• Tùy chỉnh: Khả năng tùy chỉnh giao diện, thông báo và các thiết lập khác để phù hợp với nhu cầu của từng tổ chức.

Các tính năng chính của Synology Chat

Synology Chat được trang bị một loạt các tính năng mạnh mẽ, đáp ứng mọi nhu cầu giao tiếp và cộng tác trong doanh nghiệp

• Trò chuyện 1-1 và nhóm: Cho phép giao tiếp trực tiếp giữa hai người hoặc trong một nhóm người, tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin nhanh chóng và hiệu quả.
• Kênh công khai và riêng tư: Kênh công khai cho phép mọi người trong tổ chức tham gia và theo dõi, trong khi kênh riêng tư giới hạn quyền truy cập cho một nhóm người nhất định, đảm bảo tính bảo mật cho các cuộc thảo luận nhạy cảm.
• Chia sẻ tệp tin: Dễ dàng chia sẻ tệp tin trực tiếp trong cuộc trò chuyện, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Tìm kiếm mạnh mẽ: Tìm kiếm tin nhắn, tệp tin và người dùng một cách nhanh chóng và chính xác.
• Thông báo: Nhận thông báo tức thì về tin nhắn mới, nhắc nhở và các sự kiện quan trọng.
• Bot và tích hợp webhook: Tự động hóa các tác vụ và tích hợp với các ứng dụng bên thứ ba để mở rộng chức năng.
• Phản hồi và biểu tượng cảm xúc: Thể hiện cảm xúc và tương tác với tin nhắn một cách sinh động.
• Đề cập (@mentions): Gắn thẻ người dùng để thu hút sự chú ý của họ vào một tin nhắn cụ thể.
• Nhắc nhở: Tạo nhắc nhở cho bản thân hoặc cho người khác ngay trong cuộc trò chuyện.
• Cuộc gọi thoại và video (thông qua tích hợp với Synology Office): Nâng cao trải nghiệm giao tiếp bằng cách thực hiện cuộc gọi thoại và video trực tiếp từ Synology Chat.

Cách triển khai Synology Chat

Việc triển khai Synology Chat rất đơn giản và nhanh chóng:

• Cài đặt Synology Chat Server: Ứng dụng này có sẵn trong Package Center của DSM (DiskStation Manager).
• Cấu hình: Thiết lập các thông số cơ bản như tên máy chủ, cổng, và tùy chọn bảo mật.
• Tạo người dùng và nhóm: Quản lý người dùng và nhóm thông qua DSM.
• Truy cập: Người dùng có thể truy cập Synology Chat thông qua trình duyệt web, ứng dụng desktop (Windows, macOS, Linux) hoặc ứng dụng di động (iOS, Android).

Các trường hợp sử dụng Synology Chat trong doanh nghiệp

Synology Chat có thể được áp dụng trong nhiều tình huống khác nhau trong doanh nghiệp:

• Giao tiếp nhóm dự án: Tạo kênh riêng cho từng dự án để các thành viên có thể trao đổi thông tin, chia sẻ tệp tin và phối hợp làm việc một cách hiệu quả.
• Hỗ trợ khách hàng nội bộ: Xây dựng kênh hỗ trợ nội bộ để nhân viên có thể nhanh chóng nhận được sự giúp đỡ từ bộ phận IT hoặc các bộ phận liên quan khác.
• Thông báo nội bộ: Sử dụng kênh công khai để thông báo các tin tức, sự kiện và thông tin quan trọng đến toàn bộ nhân viên.
• Đào tạo và chia sẻ kiến thức: Tạo kênh để chia sẻ tài liệu đào tạo, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm làm việc.
• Giao tiếp từ xa: Hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa kết nối và cộng tác một cách hiệu quả.

So sánh Synology Chat với các nền tảng nhắn tin khác

So với các nền tảng nhắn tin và cộng tác phổ biến như Slack, Microsoft Teams hay WhatsApp, Synology Chat mang đến một loạt các ưu điểm riêng biệt, đặc biệt tập trung vào bảo mật, quyền riêng tư, khả năng kiểm soát, chi phí và tích hợp hệ sinh thái. 

Một trong những lợi thế của Synology Chat nằm ở khả năng bảo mật và quyền riêng tư dữ liệu. Khác với các dịch vụ đám mây công cộng nơi dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ của bên thứ ba, Synology Chat cho phép người dùng tự lưu trữ dữ liệu trên thiết bị NAS (Network Attached Storage) của chính họ.

Thứ hai, người dùng có thể tùy chỉnh giao diện, thiết lập các chính sách bảo mật, quản lý người dùng và nhóm, cũng như cấu hình các tính năng nâng cao khác một cách linh hoạt, cho phép bạn điều chỉnh Synology Chat để phù hợp với quy trình làm việc và nhu cầu cụ thể, điều mà thường bị hạn chế hơn ở các dịch vụ SaaS (Software as a Service) như Slack hay Microsoft Teams.
So với các dịch vụ nhắn tin và cộng tác trả phí theo người dùng như Slack (với các gói Plus, Pro, Enterprise Grid) hay Microsoft Teams (đi kèm với các gói Microsoft 365 Business), Synology Chat mang đến một giải pháp tiết kiệm chi phí đáng kể, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) hoặc các tổ chức có số lượng người dùng lớn. Sau khi đầu tư vào thiết bị NAS, Synology Chat, người dùng sẽ không cần phải bỏ ra chi phí thuê bao hàng tháng như các ứng dụng khác.

Tuy nhiên, cần thừa nhận rằng mỗi nền tảng đều có những điểm mạnh riêng. Ví dụ, Slack nổi bật với hệ sinh thái ứng dụng bên thứ ba vô cùng phong phú, cho phép người dùng mở rộng chức năng của nền tảng thông qua hàng ngàn ứng dụng tích hợp từ các nhà phát triển khác. Trong khi đó, Microsoft Teams được hưởng lợi từ sự tích hợp chặt chẽ với hệ sinh thái Microsoft, đặc biệt là các dịch vụ như Office 365, SharePoint và OneDrive, tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức đã sử dụng rộng rãi các sản phẩm của Microsoft.

Tổng kết

Synology Chat là một giải pháp giao tiếp mạnh mẽ, an toàn và linh hoạt, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Với khả năng bảo mật cao, tính năng đa dạng, khả năng tùy chỉnh linh hoạt và tích hợp sâu với hệ sinh thái Synology, Synology Chat là một công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp muốn tối ưu luồng công việc, tăng cường sự cộng tác và bảo vệ thông tin liên lạc của mình. Hãy khám phá và trải nghiệm để tận dụng tối đa tiềm năng của nền tảng này cho doanh nghiệp của bạn.