Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng NAS? Góc nhìn từ chuyên gia

Mỗi ngày, doanh nghiệp tạo ra hàng trăm tài liệu như hợp đồng, báo cáo, dữ liệu khách hàng hay hồ sơ kế toán. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn lưu trữ những dữ liệu này trên máy tính cá nhân, USB hoặc các dịch vụ đám mây riêng lẻ, khiến việc tìm kiếm, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu trở nên khó khăn. Khi quy mô nhân sự tăng lên, cách quản lý này càng bộc lộ nhiều hạn chế. Đây cũng là lý do ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn NAS để xây dựng một hệ thống lưu trữ tập trung, an toàn và dễ quản lý. Cùng Việt Tuấn tìm hiểu chi tiết NAS là gì và tại sao doanh nghiệp nên sử dụng NAS nhé! 

NAS là gì?

NAS là viết tắt của Network Attached Storage - thiết bị lưu trữ kết nối trực tiếp với mạng nội bộ (LAN), cho phép nhiều người dùng và nhiều thiết bị cùng truy cập, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu từ một vị trí tập trung. Nếu ổ cứng gắn ngoài chỉ hoạt động khi kết nối với một máy tính thì NAS vận hành như một máy chủ lưu trữ độc lập, có hệ điều hành riêng, hỗ trợ quản lý người dùng, phân quyền truy cập, sao lưu tự động và nhiều ứng dụng phục vụ doanh nghiệp.

Hiểu đơn giản, nếu ổ cứng di động là nơi lưu trữ dữ liệu cho một cá nhân thì NAS là kho dữ liệu chung của cả doanh nghiệp. Mọi tài liệu, hợp đồng, báo cáo hay dữ liệu khách hàng đều được lưu trữ tập trung trên một hệ thống duy nhất, giúp nhân viên dễ dàng truy cập theo đúng quyền được cấp, đồng thời giảm nguy cơ thất lạc dữ liệu và nâng cao hiệu quả quản lý.

8 lý do doanh nghiệp nên đầu tư hệ thống NAS

Lưu trữ tập trung, quản lý dữ liệu dễ dàng

Ở nhiều doanh nghiệp, tài liệu thường được lưu trên máy tính cá nhân, USB hoặc nhiều tài khoản lưu trữ khác nhau, khiến việc tìm kiếm và chia sẻ dữ liệu mất nhiều thời gian. Khi nhân viên nghỉ việc hoặc máy tính gặp sự cố, nguy cơ thất lạc dữ liệu cũng tăng lên. NAS tạo ra một kho lưu trữ tập trung, mọi phòng ban có thể truy cập và làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu theo quyền được cấp. Từ đó, doanh nghiệp có thể quản lý tài liệu nhất quán, giảm tình trạng trùng lặp và nâng cao hiệu quả cộng tác.

Bảo vệ dữ liệu an toàn hơn

Dữ liệu doanh nghiệp luôn cần được bảo vệ khỏi truy cập trái phép và các nguy cơ mất mát. Hầu hết các hệ thống NAS hiện nay đều hỗ trợ phân quyền người dùng, mã hóa dữ liệu, xác thực hai lớp (2FA), nhật ký truy cập và nhiều cơ chế bảo mật khác. Do đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát chính xác ai được xem, chỉnh sửa hoặc chia sẻ từng thư mục, đồng thời hạn chế rủi ro rò rỉ các tài liệu quan trọng như hợp đồng, hồ sơ khách hàng hay báo cáo tài chính.

Sao lưu và khôi phục dữ liệu khi xảy ra sự cố

Một trong những lợi ích lớn nhất của NAS là khả năng bảo vệ dữ liệu trước các sự cố như hỏng ổ cứng, xóa nhầm file hoặc tấn công ransomware. Hệ thống hỗ trợ cấu hình RAID để tăng tính an toàn, đồng thời cho phép sao lưu tự động sang thiết bị khác hoặc lên đám mây. Nhiều dòng NAS còn tích hợp Snapshot giúp khôi phục dữ liệu về thời điểm trước khi xảy ra sự cố chỉ trong vài phút, giảm đáng kể thời gian gián đoạn hoạt động.

Tiết kiệm chi phí trong dài hạn

Các dịch vụ lưu trữ đám mây mang lại sự tiện lợi nhưng chi phí thuê bao sẽ tăng theo số lượng người dùng và dung lượng dữ liệu. Nhưng bạn chỉ cần đầu tư NAS một lần và có thể sử dụng trong nhiều năm. Sau chi phí ban đầu, doanh nghiệp chủ yếu chỉ cần bảo trì và nâng cấp khi cần thiết. Với những đơn vị có lượng dữ liệu lớn hoặc nhiều nhân viên, NAS thường mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn về lâu dài.

Hỗ trợ làm việc từ xa và chia sẻ dữ liệu linh hoạt

Xu hướng làm việc từ xa và làm việc kết hợp khiến nhu cầu truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi ngày càng phổ biến. NAS cho phép người dùng truy cập tài liệu thông qua Internet, ứng dụng di động hoặc kết nối VPN với cơ chế bảo mật phù hợp. Nhân viên có thể làm việc trên cùng một bộ dữ liệu mà không cần gửi file qua email hoặc sử dụng USB, giúp quá trình cộng tác diễn ra nhanh chóng và an toàn hơn.

Dễ dàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển

Nhu cầu lưu trữ luôn tăng theo quy mô doanh nghiệp. Thiết bị NAS cho phép mở rộng dung lượng bằng cách bổ sung ổ cứng hoặc kết nối thiết bị mở rộng tương thích. Từ đó, doanh nghiệp chủ động nâng cấp theo từng giai đoạn phát triển, tối ưu chi phí đầu tư và đảm bảo hệ thống luôn đáp ứng được nhu cầu lưu trữ trong tương lai.

Nền tảng quản lý dữ liệu

Ngoài chức năng lưu trữ, NAS còn có thể đáp ứng nhiều nhu cầu khác của doanh nghiệp như đồng bộ và chia sẻ tệp, quản lý phiên bản tài liệu, sao lưu máy tính, lưu trữ camera giám sát, đồng bộ dữ liệu giữa nhiều chi nhánh hoặc triển khai các ứng dụng văn phòng. Vì vậy, doanh nghiệp có thể xây dựng một hạ tầng lưu trữ và quản lý dữ liệu tập trung mà không cần đầu tư nhiều máy chủ riêng biệt, vừa tiết kiệm chi phí vừa đơn giản trong quá trình vận hành.

Hỗ trợ tuân thủ quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu

Với Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp cần triển khai các biện pháp quản lý, kỹ thuật và an toàn phù hợp trong suốt quá trình xử lý dữ liệu, đồng thời có khả năng chứng minh việc tuân thủ. Đặc biệt, Nghị định 13/2023/NĐ-CP yêu cầu bên kiểm soát dữ liệu cá nhân ghi lại và lưu trữ nhật ký hệ thống liên quan đến quá trình xử lý dữ liệu. Vì vậy, việc triển khai NAS với cấu hình bảo mật phù hợp giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quản lý, kiểm soát và truy vết dữ liệu, thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào hạ tầng lưu trữ của bên thứ ba.

Những chi phí tiềm ẩn khi doanh nghiệp chưa sử dụng NAS 

Khi cân nhắc đầu tư NAS, nhiều doanh nghiệp thường chỉ so sánh giá của một thiết bị NAS với ổ cứng gắn ngoài hoặc các dịch vụ lưu trữ miễn phí. Tuy nhiên, những chi phí ẩn phát sinh trong quá trình vận hành khi dữ liệu không được quản lý tập trung mới được cần được quan tâm:

• Mất thời gian tìm kiếm và quản lý dữ liệu: Khi tài liệu được lưu trên nhiều máy tính, USB hoặc các nền tảng khác nhau, nhân viên phải mất nhiều thời gian để tìm đúng phiên bản cần sử dụng. Điều này làm giảm năng suất làm việc và gia tăng chi phí nhân sự theo thời gian.
• Rủi ro mất dữ liệu khi nhân sự thay đổi: Nếu dữ liệu công việc chỉ được lưu trên máy tính cá nhân, doanh nghiệp có thể mất cả tài liệu, quy trình và lịch sử làm việc khi nhân viên nghỉ việc hoặc thiết bị gặp sự cố. Việc khôi phục hoặc xây dựng lại những dữ liệu này thường tốn nhiều thời gian và chi phí.
• Gián đoạn công việc do dữ liệu không sẵn sàng: Những tình huống như nhân viên đi công tác, nghỉ phép hoặc quên mang thiết bị có thể khiến các tài liệu quan trọng không thể truy cập đúng lúc, ảnh hưởng đến tiến độ dự án, ký kết hợp đồng hoặc nộp hồ sơ cho khách hàng.
• Rủi ro về bảo mật và tuân thủ: Với các doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu khách hàng hoặc thông tin nội bộ quan trọng, việc thiếu một hệ thống quản lý tập trung sẽ làm tăng nguy cơ rò rỉ dữ liệu, đồng thời gây khó khăn trong việc đáp ứng các yêu cầu kiểm toán hoặc quy định về bảo mật.

Khuyến nghị NAS theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp

Không phải doanh nghiệp nào cũng cần một hệ thống NAS cấu hình cao hay nhiều khay ổ cứng. Một hệ thống NAS phù hợp cần được lựa chọn dựa trên quy mô doanh nghiệp, số lượng người dùng đồng thời, loại dữ liệu cần lưu trữ và kế hoạch mở rộng trong vài năm tới.

Nếu đầu tư thiếu, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng gặp giới hạn về dung lượng hoặc hiệu năng và phải nâng cấp sớm. Ngược lại, nếu đầu tư vượt quá nhu cầu thực tế, doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra một khoản ngân sách lớn cho những tính năng gần như không sử dụng. Dưới đây là những gợi ý lựa chọn NAS theo từng nhóm nhu cầu phổ biến của doanh nghiệp Việt Nam.

Văn phòng nhỏ (3-10 nhân viên)

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc văn phòng có dưới 10 nhân viên, nhu cầu chủ yếu là lưu trữ tài liệu chung, chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban, sao lưu máy tính nhân viên và đồng bộ dữ liệu nội bộ. Lượng người truy cập đồng thời không nhiều nên chưa cần đến hệ thống NAS hiệu năng quá cao.

Model khuyến nghị: Synology DS225+ hoặc DS425+

Nếu doanh nghiệp chỉ có 3-5 nhân viên và dung lượng dữ liệu chưa lớn thì nên lựa chọn DS225+. Thiết bị sở hữu 2 khay ổ cứng, hỗ trợ RAID 1 giúp dữ liệu vẫn được bảo vệ khi một ổ cứng gặp sự cố. Đồng thời, DS225+ vẫn đáp ứng tốt các ứng dụng như Synology Drive, Active Backup for Business hay Synology Photos.

Tuy nhiên, với đa số doanh nghiệp, DS425+ sẽ là lựa chọn hợp lý hơn về lâu dài. Thiết bị được trang bị 4 khay ổ cứng, hỗ trợ SHR và RAID 5 giúp tối ưu dung lượng lưu trữ nhưng vẫn đảm bảo an toàn dữ liệu. Ngoài ra, cổng mạng 2.5GbE và bộ xử lý mạnh hơn cũng giúp nhiều nhân viên có thể truy cập dữ liệu cùng lúc mà hệ thống vẫn hoạt động ổn định.

Nếu doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng lên trên 15-20 nhân viên trong vòng 1-2 năm tới hoặc thường xuyên làm việc với dữ liệu dung lượng lớn như video, bản vẽ CAD hay ảnh RAW, nên cân nhắc chuyển sang dòng DS925+ hoặc DS1525+ để tránh phải thay thế thiết bị sau này.

Đọc thêm: NAS 2 bay vs 4 bay nên chọn loại nào? Kinh nghiệm từ người dùng lâu năm

Doanh nghiệp vừa (10-50 nhân viên)

Đây là nhóm doanh nghiệp đã có nhiều phòng ban cùng làm việc trên một hệ thống dữ liệu. Ngoài việc lưu trữ tài liệu, NAS còn phải đảm nhiệm sao lưu máy tính, phân quyền người dùng, đồng bộ dữ liệu giữa các chi nhánh và vận hành thêm một số ứng dụng nội bộ.

Model khuyến nghị: Synology DS925+ hoặc DS1525+

Đây là hai dòng NAS phù hợp nhất cho phân khúc doanh nghiệp vừa nhờ bộ xử lý AMD Ryzen V1500B 4 nhân/8 luồng, hỗ trợ nâng cấp RAM và vận hành đồng thời nhiều dịch vụ như Synology Drive, Active Backup for Business, Snapshot Replication, Container Manager hay máy chủ VPN.

Trong đó, DS925+ phù hợp với doanh nghiệp có khoảng 10-30 người dùng, còn DS1525+ mang lại lợi thế lớn hơn về khả năng mở rộng nhờ 5 khay ổ cứng. Thiết bị hỗ trợ cấu hình SHR-2 hoặc RAID 6, cho phép hệ thống vẫn hoạt động ngay cả khi hai ổ cứng gặp sự cố cùng lúc. Đây là lựa chọn đáng cân nhắc nếu dữ liệu doanh nghiệp có giá trị cao và cần mức độ bảo vệ tốt hơn.

Một ưu điểm khác là cả hai dòng NAS đều có thể nâng cấp lên mạng tốc độ cao khi nhu cầu truyền tải dữ liệu tăng trong tương lai, giúp doanh nghiệp mở rộng hạ tầng mà không cần thay thế toàn bộ thiết bị.

Vậy Khi nào nên chọn DS1525+ thay vì DS925+? Nếu doanh nghiệp dự kiến tăng nhanh số lượng nhân viên, lưu trữ dữ liệu trên 40-50 TB hoặc muốn kết hợp lưu trữ camera giám sát cùng dữ liệu văn phòng, DS1525+ sẽ mang lại hiệu quả đầu tư tốt hơn trong dài hạn.

Studio thiết kế, kiến trúc và sản xuất nội dung

Khác với doanh nghiệp văn phòng, các studio thiết kế, kiến trúc hoặc đơn vị sản xuất video thường xuyên làm việc với ảnh RAW, bản vẽ CAD, video 4K hoặc các dự án có dung lượng hàng trăm GB. Điều quan trọng nhất không còn là dung lượng lưu trữ mà là tốc độ đọc, ghi dữ liệu khi nhiều người cùng truy cập.

Model khuyến nghị: Synology DS1825+

Với 8 khay ổ cứng, DS1825+ cung cấp không gian lưu trữ lớn và dễ dàng mở rộng khi số lượng dự án tăng lên. Khi kết hợp card mạng 10GbE và SSD Cache, thiết bị có thể đáp ứng tốt nhu cầu chỉnh sửa ảnh hoặc dựng video trực tiếp từ NAS đối với nhóm làm việc từ 3-10 người.

Đối với những studio có yêu cầu hiệu năng cao hơn, cần nhiều máy trạm truy cập đồng thời hoặc triển khai hệ thống lưu trữ all-flash, có thể cân nhắc các dòng NAS cao cấp của QNAP hoặc Synology FlashStation. Tuy nhiên, với phần lớn doanh nghiệp tại Việt Nam, DS1825+ kết hợp mạng 10GbE đã mang lại hiệu quả đầu tư rất tốt mà không cần chi phí quá lớn.

Lưu ý, nhiều doanh nghiệp thường đầu tư toàn bộ hệ thống SSD để tăng tốc độ. Trên thực tế, việc sử dụng HDD dung lượng lớn kết hợp SSD Cache sẽ tối ưu chi phí hơn rất nhiều mà vẫn đáp ứng tốt hầu hết nhu cầu dựng phim và thiết kế.

Doanh nghiệp cần lưu trữ dữ liệu và camera giám sát trên cùng một hệ thống

Chuỗi cửa hàng, nhà máy, kho hàng hay khách sạn thường vừa cần lưu trữ dữ liệu văn phòng, vừa phải ghi hình từ nhiều camera IP trong thời gian dài. Nếu đầu tư riêng NAS và đầu ghi NVR sẽ làm tăng chi phí và phức tạp trong quản lý.

Model khuyến nghị: Synology DS1525+ hoặc DS1825+

Khi cài đặt Surveillance Station, NAS có thể hoạt động như một hệ thống quản lý camera chuyên nghiệp, đồng thời vẫn đảm nhiệm vai trò máy chủ lưu trữ dữ liệu. Doanh nghiệp có thể phân chia dung lượng riêng cho dữ liệu camera và tài liệu văn phòng mà không cần đầu tư hai hệ thống độc lập.

Với 5 hoặc 8 khay ổ cứng, doanh nghiệp cũng dễ dàng mở rộng dung lượng lưu trữ khi số lượng camera tăng lên hoặc cần kéo dài thời gian lưu video từ 30 lên 60 hoặc 90 ngày.

Doanh nghiệp lớn, nhiều chi nhánh

Đối với doanh nghiệp quy mô lớn, NAS không chỉ lưu trữ dữ liệu mà còn đóng vai trò là hạ tầng phục vụ ERP, CRM, máy chủ ứng dụng, sao lưu máy chủ và đồng bộ dữ liệu giữa nhiều chi nhánh. Yêu cầu quan trọng nhất của nhóm này là hệ thống phải hoạt động liên tục 24/7 và hạn chế tối đa thời gian gián đoạn.

Model khuyến nghị: Synology RS1226RP+ hoặc RS2825RP+

Đây đều là các dòng RackStation được thiết kế cho tủ rack và phòng máy chuyên nghiệp. Thiết bị hỗ trợ nguồn điện dự phòng (Redundant Power Supply), khả năng mở rộng dung lượng lưu trữ, nâng cấp mạng tốc độ cao và triển khai Synology High Availability để xây dựng cụm NAS hoạt động liên tục.

Trong đó, RS1226RP+ phù hợp với doanh nghiệp vừa cần một hệ thống rackmount nhỏ gọn nhưng vẫn đáp ứng đầy đủ các tính năng doanh nghiệp. Nếu cần dung lượng lớn hơn, nhiều ổ cứng hơn và phục vụ hàng trăm người dùng đồng thời, RS2825RP+ sẽ là lựa chọn phù hợp hơn.

Đối với các doanh nghiệp vận hành nhiều chi nhánh hoặc lưu trữ dữ liệu quan trọng, việc kết hợp NAS với Snapshot Replication, Active Backup for Business và chính sách sao lưu theo quy tắc 3-2-1 sẽ giúp nâng cao khả năng bảo vệ dữ liệu trước sự cố phần cứng, lỗi người dùng và các cuộc tấn công ransomware.

Tham khảo thêm: Đánh giá Synology RS1226+ và Synology RS1226RP+ - Thiết bị lưu trữ NAS đáng tin cậy cho chi nhánh và triển khai phân tán

Cấu hình ổ cứng khuyến nghị cho doanh nghiệp khi sử dụng NAS

Bên cạnh việc lựa chọn đúng mẫu NAS, cấu hình ổ cứng cũng là yếu tố quyết định đến dung lượng lưu trữ, hiệu suất và khả năng bảo vệ dữ liệu của hệ thống. Tùy theo quy mô doanh nghiệp, số lượng người dùng và khối lượng dữ liệu cần lưu trữ, doanh nghiệp nên lựa chọn số lượng ổ cứng, dung lượng mỗi ổ và cấu hình RAID phù hợp. Dưới đây là một số cấu hình ổ cứng tham khảo dành cho các dòng NAS Synology, giúp doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch đầu tư và triển khai ngay từ đầu. 

Kết luận

Đầu tư NAS giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng quản lý dữ liệu tập trung, bảo vệ thông tin quan trọng và duy trì hoạt động ổn định trước những rủi ro như hỏng ổ cứng, xóa nhầm dữ liệu hay tấn công ransomware. Khi được lựa chọn và triển khai đúng cách, NAS sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí vận hành và sẵn sàng đáp ứng nhu cầu mở rộng trong nhiều năm tới.

Nếu bạn đang cân nhắc triển khai NAS cho doanh nghiệp nhưng chưa biết nên chọn model nào, cấu hình ổ cứng ra sao hay thiết lập RAID như thế nào, Việt Tuấn sẽ giúp bạn đánh giá nhu cầu thực tế và tư vấn giải pháp phù hợp. Với kinh nghiệm triển khai nhiều hệ thống NAS Synology cho doanh nghiệp tại Việt Nam, Việt Tuấn không chỉ cung cấp sản phẩm chính hãng mà còn đồng hành từ khâu tư vấn, cài đặt, chuyển đổi dữ liệu đến hỗ trợ kỹ thuật sau bán hàng, giúp doanh nghiệp khai thác tối đa hiệu quả của hệ thống lưu trữ.